Karşılama ve Ofis Asistanı Arıyoruz!
18/12/2017

Görev Tanımı;
Karşılama ve Ofis Asistanı

Raporlama;
Genel Müdür

Amaç;
Karşılama ve Ofis Asistanının ana görevi ofis içindeki işleyişin sorunsuz bir şekilde sürmesi için gerekli organizasyonları ve düzenlemeleri yapmak, ofisi ziyaret eden müşterileri karşılayıp, ağırlayarak 
Sera Film’in müşteri memnuniyetinin olumlu sonuçlanmasına destek olmaktır.

Ana görev ve sorumluluklar;
Ofis içi karşılama ve misafir ilişkileri

  • Santrale gelecek telefonları cevaplamak ve gerekli yönlendirmeleri yapmak
  • Ofise gelen misafirlerin ağırlanması ve servisten sorumlu olmak
  • Toplantıların takip etmek ve toplantı gidiş gelişlerinin İdari İşler Sorumlusu ile koordine etmek
  • Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerin organizasyonunu gerçekleştirmek; seyahat acentesi, bilet alımı, otel rezervasyonu takibini yapmak

 Ofis içindeki idari işlerin organizasyon ve takibini yapmak;

  • Ofise gelen giden evrakın takibini, kurye ve kargo organizasyonu ve dağıtımını yapmak
  • Faks ve fotokopi işlemlerini gerçekleştirmek
  • Gerekli ofis arşiv ve dosyalama işlemlerini yapmak
  • Ofis ve mutfak ihtiyaçlarının takibini yapmak ve gerekli durumlarda ihtiyaçların karşılanması için İdari İşler Sorumlusu ile koordine olmak
  • İlgili harcama ve ödemelerin listesini tutarak, tahsilat ve ödeme bilgilerini İdari İşler Sorumlusuna düzenli olarak iletmek
  • Ofis düzenin korumak, temizlik firmasının takibini ve kontrolünü gerçekleştirmek
  • Demirbaş listesinin takip ve kontrolünü gerçekleştirmek
  • Telefon hatlarını, operatör paketlerinin kullanımlarını takip etmek, gerekli durumlarda paket değişikliklerini yapmak

Çeşitli raporlamaları hazırlamak;

  • Genel gider ve gelir faturalarının kayıtlarını sisteme girmek, muhasebeleştirmek ve takibini yapmak
  • Yayın takip raporu hazırlamak
  • Reyting takip raporu hazırlamak
  • Yayınlanan Sera Film programlarının takip etmek ve yayın listelerini hazırlamak
  • Ortak iş takvimini hazırlamak ve takip etmek, personel arasında gerekli koordinasyonu sağlamak

Proje dönemlerinde proje masraflarının proje sorumlusu ile takip etmek ve muhasebeleştirmek;

İlgili dönemlerde Sera Filmi temsil edecek hediye, broşür, dosya, kartvizit ve benzeri organizasyonları yapmak; örnekler bulmak, bütçelerini hazırlamak ve üçüncü partiler ile sipariş ve tahsilat/ödeme süreçlerinin takibini gerçekleştirmek

Gerekli bilgi ve beceriler;

  • Tercihen Meslek Yüksek Okullarının Büro Yönetimi ve Sekreterlik / Yönetici Asistanlığı bölümlerinden mezun
  • İyi derecede İngilizce bilgisine sahip
  • MS Office programlarını ve ofis araçlarını kullanabilen
  • En az 3 yıllık iş tecrübesi olan
  • Raporlama becerisi yüksek
  • Tercihen kadın eleman alınacaktır

 Kişilik Özellikler;

  • Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü ifade yeteneği güçlü
  • İş disiplinine önem veren, sorumluluk sahibi, iş takibi güçlü
  • Planlama, organizasyon ve koordinasyon yeteneği gelişmiş
  • Problem çözme yetkinliğine sahip
  • Güler yüzlü ve dinamik
  • Dış görünümüne özen gösteren

info@serafilm.com adresine CV göndererek başvurabilirsiniz. 

-